Nad bezprostředním dopadem technických trendů na chod kanceláří se zamýšlejí odborníci společnosti Canon v rámci svého vizionářského projektu Kancelář budoucnosti.

„I když se nejedná o ryzí novinky a tyto technologie zaujímaly přední místa v diskusích už v posledních několika letech, zdá se, že v roce 2020 budou přinášet sice postupné, ale důležité změny v kancelářích,“ upozorňuje Ondřej Valeš, Business Development Manager společnosti Canon.

Automatizace – stále dostupnější, stále nezbytnější

Pro mnoho lidí zkraje neuchopitelný koncept automatizace firemních procesů se během pouhé dekády stal hmatatelnou realitou, a to i díky všeobecnému očekávání, že dobře naplánovaná strategie automatizace bude mít pozitivní dopad na celý podnik. Firmy objevily opravdu atraktivní nástroje schopné zautomatizovat části svých služeb a výrazně tak snížit náklady. Podle některých studií by se efekty automatizace měly začít dostavovat do poloviny nadcházející dekády.

Výzvou pro mnohé společnosti ovšem nadále zůstává to, jak začít. „V první řadě by měla být automatizace využívána k tomu, aby ulevila zaměstnancům od opakujících se úkolů, k optimalizaci pracovního procesu, k posílení produktivity a zvýšení spokojenosti zaměstnanců. Jakmile mají společnosti podporu svých pracovníků a obchodní plán, mohou svoji pozornost věnovat náročnějším obchodním procesům, které přinesou mnohem větší návratnost investic,“ říká Valeš.

Marketingoví pracovníci se díky automatizaci administrativních procesů mohou více soustředit na spokojenost zákazníků a snadněji sledovat výsledky. Personalistům pomůže automatizace využívající umělou inteligenci při zajištění konzistentních operativních služeb HR. Ve finanční oblasti mohou specifické trendy a vývoj v robotizovaných procesech automatizace, kognitivní počty a internet věcí (IoT) zlepšit bezpečnost a omezit výskyt lidských chyb.

Umělá inteligence – místo „co“ už řešíme „jak“

Ruku v ruce s automatizací se rozvíjí trend umělé inteligence (AI), o jejíchž pokrocích bychom mohli vést samostatnou diskuzi. Klíčová otázka se v roce 2020 začíná měnit z „Co dokáže AI?“ na „Jak mohou firmy umělou inteligenci využít, aby z ní vytěžily maximum?“.

„Umělá inteligence funguje nejlépe, když je používána jako vylepšení pro úkoly, které vykonávají lidé. Její hlavní přínos totiž spočívá ve schopnosti přinášet během okamžiku přesný pohled na vše, co můžeme podložit daty. Tím pomáhá zaměstnancům optimalizovat rozhodovací procesy. Velké společnosti jsou si už vědomy téměř neomezených možností využití AI v podnikání, a proto do ní budou nadále investovat nemalé částky,“ očekává Ondřej Valeš ze společnosti Canon.

Přístup k AI ale stále není bezvýhradně pozitivní. Některé firmy v tomto ohledu teprve procházejí zráním a pochybují, jestli se umělá inteligence opravdu má stát součástí jejich budoucnosti. 

„Společnosti se začnou soustředit na své nejpalčivější problémy a hodnotit, jak a zda jim může AI ulehčit a zefektivnit jejich fungování. Budeme svědky toho, jak budou podniky umělou inteligenci využívat pro tak jednoduché procesy, jako je správa toku dokumentů. Představte si velkou firmu, která pracuje s tisícovkami dokumentů, každý s různou úrovní zabezpečení, a navíc každý v jiném oddělení. Zajistit, aby se bezpečně dostaly k těm správným lidem, se stává zásadním úkolem a jeho nezvládnutí se může změnit v potenciální noční můru a bezpečnostní riziko“ říká Valeš. 

„Zaveďte jednoduché řešení pro digitalizaci dokumentů využívající umělou inteligenci a získáte řešení, které vám pomůže identifikovat a zařadit každý dokument, aby vždy bezpečně doputoval k té správné osobě ve firmě. Není to vzrušující jako objevování Marsu, ale skrytá hodnota takového počinu je ohromná,“ dodává odborník Canonu.

Analýza dat – klíč k nadhledu

Společnosti produkují data nevídaným tempem, a tak je stále těžší si vůbec udržet přehled o tom, jaké údaje jsou uloženy na firemních serverech. S rozvojem cloud computingu, big data a IoT navíc začíná být samotný termín „data“ a jeho chápání trochu mlhavé a rozostřené.

„Analytické nástroje využívající strojové učení budou zapotřebí v mnohem větší míře, než v jaké jsou využívány dnes. Jen tak bude možné se v datech vyznat, identifikovat problémy, nebo dokonce doporučit řešení. Přesněji řečeno, analýza dat začne hrát v úspěchu firem ještě větší roli, protože pomůže porozumět všem dostupným informacím a zlepší správu jejich toku. To je nutná podmínka pro správné rozhodování.“ vysvětluje Business Development Manager společnosti Canon.

Důležitost tomuto trendu dodává i jeho nezbytnost pro zajištění dodržování GDPR a příslušných směrnic. Důvodem jsou i obrovské pokuty uložené v loňském roce. Například aerolinky British Airways musely kvůli špatnému zabezpečení a následnému úniku bankovních údajů svých zákazníků zaplatit přes 183 milionů liber (zhruba 5 mld. Kč). 

„Je dobré, že společnosti přestávají vnímat tuto trojici technologických trendů jako všelék. Začínají proto být schopné pečlivě zvažovat, jakým způsobem mohou tyto technologie zavádět, aby podpořily efektivitu a umožnily zaměstnancům věnovat více času smysluplné práci spíš než opakujícím se monotónním úkolům,“ uzavírá Ondřej Valeš ze společnosti Canon.

Související