ECM v kostce

Systémy ECM slouží k tvorbě, ukládání, zpracování, sdílení, distribuci a publikování informací bez ohledu na jejich formát (elektronický dokument, skenovaný papírový dokument, e-mail, databázová tabulka, video atd.).

Mezi nástroje ECM patří kromě DMS také systémy pro správu informací v prostředí internetu, intranetu a extranetu (WCM - web content management).

  • Správa dokumentů.
  • Zrychlení přístupu k informacím (přímé vyhledávání).
  • Řízené zpřístupnění dokumentů.
  • Přímé propojení s jinými systémy.
  • Zabezpečení: aktivní, pasivní.
  • Finanční úspora: snížení nákladů na administrativu, vedení fyzického archivu, reprodukci papírových dokumentů atd.
  • Pojďme si tedy ukázat a popsat moderní řešení pro správu dokumentů - DMS (Document Management System), nebo správu podnikového obsahu, ECM (Enterprise Content Management).

    Vždyť pracovat s dokumenty či obsahem v papírové podobě je přežitek, který si dnes může dovolit už opravdu málokdo.

    Co je systém ECM?

    Zkratka ECM zahrnuje softwarový systém, který slouží pro:

    • organizaci a uchovávání různých typů podnikových dokumentů
    • správu elektronického obsahu (různé formy strukturovaných a nestrukturovaných dat) - webového obsahu, záznamů (obrázků či videí), formulářů, digitálních aktiv, e-mailů, zpráv instant messagingu (komunikační kanály pracující v reálném čase - např. Skype, ICQ, popř. interní komunikační kanály), atd.
    • Kdo dodává ECM a DMS

      Na trhu řešení ECM lze narazit na řadu firem, které již v této oblasti mají bohaté zkušenosti, např. Software602 či Cleverbee.  Působí zde i globální hráči - k nejznámějším jménům patří kupříkladu Oracle, Adobe, IBM Filenet, EMC/Documentum, SAP Opentext. Implementací různých řešení se zabývá také většina systémových integrátorů jako Logica (dnes součástí CGI), Sabris a další.

      K dalším dodavatelům DMS řešení patří například dodavatelé tiskových a kopírovacích zařízení a tiskových řešení jako Xerox, Canon, Kyocera, HP, Oki a Océ nebo specialisté na document imaging, např. Kofax.

      Moduly pro správu dokumentů navíc nabízejí jako součást svých nabídek třeba dodavatelé komplexních informačních systémů (ERP systémů). Typů řešení je však na trhu celá řada. Existují i taková, která jsou založena na open source platformách, například Alfresco.

    • zastřešuje také metody a nástroje pro správu dokumentů během životního cyklu. (počínaje jeho zachycením či digitalizací papírových dokumentů přes jejich správu a zpracování až po archivaci.)

    Součástí jsou i různé nástroje potřebné pro:

    • zpracování a smysluplné využití tohoto obsahu včetně podpory skenování a digitalizace papírových dokumentů,
    • správy dokumentů a obsahu, jejich vyhledávání,
    • podpory pracovních procesů s nimi souvisejících a týmovou spolupráci či sdílení informací
    • archivaci a skartaci.

    Navíc zastřešují tisková řešení (včetně tiskové archivace), dodržení shody s legislativou a zabezpečení pomocí přístupových oprávnění a uživatelských rolí.

    Základní funkcionalitu ECM systémů je pak často možné rozšířit o další oblasti, jako jsou např. správa znalostí (knowledge management) nebo kontrola dodržování norem.

    Systémy DMS je pak možné chápat prakticky jako podmnožinu ECM. V konečném důsledku se odlišují v tom jaké typy dokumentů a obsahu umožňují spravovat, jaké procesy je potřeba zautomatizovat a jaký přínos pro konkrétní firmu bude konkrétní řešení mít.

    Přínosy systémů ECM a DMS

    Pro většinu uživatelů ve firmě znamená přechod na elektronickou správu dokumentů a obsahu často výraznou změnu ve způsobu jejich práce, na kterou si možná budou chvíli muset zvykat, nicméně v konečném výsledku jsou přínosy takového řešení pro ně i pro firmy jako celek jednoznačně pozitivní. Podívejme se nyní na přínosy takových řešení podrobněji.

    Úspora
    Rychlost
    Flexibilita
    Transport
    Bezpečnost
    Archivace
    Obnova

     

    Zatím jste si přečetli 100 % textu. Pokračování je k dispozici pouze pro platící čtenáře.

    Předplatitelé mají i řadu dalších výhod: nezobrazují se jim reklamy, mohou odemknout obsah kamarádům nebo prohlížet archiv.

    Proč ji potřebujeme?

    Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě. Zároveň vám založíme uživatelský účet, abyste se mohli k článku kdykoli vrátit a nemuseli jej platit znovu. Pokud již u nás účet máte, přihlaste se.

    Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě.

    Pokračováním nákupu berete na vědomí, že společnost Economia, a.s. bude zpracovávat vaše osobní údaje v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

    Vyberte si způsob platby kliknutím na požadovanou ikonu:

    Platba kartou

    Rychlá online platba

    Připravujeme platbu, vyčkejte prosím.
    Platbu nelze provést. Opakujte prosím akci později.