Elektronická komunikace už delší dobu podřezává větev pod tradiční papírovou korespondencí. Přesto její moderní forma není všemocná a klasické zasílání dopisů má ve firemní komunikaci své opodstatnění. Poštovní služby jsou regulovány, podléhají poštovnímu tajemství a umožňují jasně prokázat, že dopis byl odeslán a přijat druhou stranou. Toto dokážou v elektronické formě jen datové schránky – ty však fungují prakticky jen pro komunikaci se státní správou, firmy a občané je stále využívají pro vzájemnou komunikaci minimálně. 

 

Buďte v obraze

Staňte se naším fanouškem na Facebooku a neunikne Vám žádná novinka na portále ProByznys.info

 

Ostatně to, že dopis je v mnoha ohledech stále nenahraditelnou formou korespondence ukázal i průzkum mezi více než dvěma stovkami živnostníky a malými firmami realizovaný společností ČP Cloud. Téměř čtyři pětiny (78 %) z oslovených podnikatelů totiž alespoň občas pošle dopis, přičemž desetina z nich zasílá měsíčně více než 50 dopisů. Pětina (18 %) dotázaných odevzdá na poštovní přepážku od 10 do 50 dopisů měsíčně a polovina do 10 dopisů měsíčně. Frekvence využívání papírové firemní korespondence, ať už jsou k ní jakékoli důvody, je tedy poměrně vysoká. 

Zásadním zjištění průzkumu ovšem je, že drtivá většina podnikatelů (79 %) se nestará o to, kolik je odesílání dopisů přes poštovní přepážku stojí. Se zdánlivě malými položkami jim ale utíkají velké peníze. 600 listových zásilek za rok totiž jen na poštovném představuje náklad převyšující 7 tisíc korun. Podnikatelé buď vůbec, nebo jen částečně evidují náklady, které jsou se zasíláním papírové pošty spojené. Není to pouze poštovné, ale i náklady na obálku, tisk, papír a v neposlední řadě i mzdové náklady na osobu, která má poštovní agendu ve firmě na starost. 

Koruna ke koruně

"Překvapilo nás, že podnikatelé mají velmi nejasnou představu, kolik je vlastně stojí odesílání jejich pošty. Odhad nákladů na jeden dopis se pohyboval od několika korun až po stokorunu. Většinou sledují pouze poštovné, případně papír a obálky, ale opomíjejí činnosti, které jsou se zpracováním pošty spojené – jako je třeba čas pracovníků. A právě na těch se dají ušetřit nemalé peníze," komentoval výsledky průzkumu Daniel Bartek, generální ředitel ČP Cloud.

 

Jedna fotka z mobilu a je zaplaceno. Nabídněte zákazníkům faktury s QR kódy - čtěte ZDE

 

Pětina dotázaných uvedla, že sleduje především poštovné, 16 procent se zajímá navíc i materiálové náklady (papír, obálky a další). Necelá pětina (18 %) podnikatelů bere v potaz i personální náklady – tedy to, že dopis musí někdo dát do obálky, odnést na poštu, vést evidenci odeslané korespondence a archivovat dopisy i doklady k nim (například podací lístky).

as, který takto zaměstnanec stráví, se také počítá a je vlastně nákladem na firemní poštu," dodal Bartek. Právě mzdové náklady zaměstnanců, kteří se starají o poštovní agendu, tak tvoří nejzásadnějších nákladovou položku zatěžující firemní rozpočet.

Úsporná aplikace

V řadě vyspělých evropských států je běžné automatizovat služby spojené s firemní poštou tak, aby personálně nezatěžovala zaměstnance. Na Slovensku, v Německu či Nizozemsku je provozují buď přímo poštovní instituce nebo specializované firmy. V Česku tento servis nabízí společnost ČP Cloud. Ta ve spolupráci se státní Českou poštou spustila v dubnu ostrý provoz aplikace, která umožňuje zasílat papírovou poštu přímo z počítače jako klasický email s PDF přílohou. 

Služba vede také zabezpečený archiv a evidenci dopisů, adresáře a dokáže v případě potřeby prokázat obsah odeslaných zásilek. Cena jednoho dopisu začíná na 11,90 Kč bez DPH a zahrnuje všechny služby včetně poštovného, papíru, obálky, barevného tisku, kompletace, archivu i evidence. Za projektem ČP Cloud stojí podnikatel Daniel Bartek a investiční fond RSJ.  

Pokračování textu je k dispozici pouze pro platící čtenáře

Předplatitelé mají i řadu dalších výhod: nezobrazují se jim reklamy, mohou odemknout obsah kamarádům nebo prohlížet archiv.

Proč ji potřebujeme?

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě. Zároveň vám založíme uživatelský účet, abyste se mohli k článku kdykoli vrátit a nemuseli jej platit znovu. Pokud již u nás účet máte, přihlaste se.

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě.

Pokračováním nákupu berete na vědomí, že společnost Economia, a.s. bude zpracovávat vaše osobní údaje v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

Vyberte si způsob platby kliknutím na požadovanou ikonu:

Platba kartou

Rychlá online platba

Připravujeme platbu, vyčkejte prosím.
Platbu nelze provést. Opakujte prosím akci později.