Jsou lidé, pro něž je efektivní zacházení s časem samozřejmostí. Existují však i ti - a je jejich většina - pro které zcela přirozené není. Těm pomůže, osvojí-li některé metody, techniky či tipy, které jim napomohou, aby ve svém čase dosáhli více. V pátém díle našeho seriálu uvádíme příklady, jak se vyvarovat přílišné informační zátěži a docílit efektivnější vnitrofiremní komunikace.

Řada produktů moderních technologií má jeden společný cíl: výrobu a distribuci stále většího množství informací. Nikdo však zatím nepřišel na to, jak zvýšit schopnost lidského mozku stále větší množství informací vstřebávat.

Informační zátěž  

Klíčovým předpokladem ekonomického i společenského úspěchu nejsou informace, ale znalosti. Ty lze však v řadě případů získat spíše tím, že určité informace, které jsme dosud získávali, potlačíme nebo jejich získávání omezíme. Tento přístup k informacím je i jednou z funkcí úspěšných firem.

Firmy představující hierarchicky budované organizace lze totiž v jistém ohledu chápat i jako "hierarchie košů na odpadky", jejichž smyslem je bránit tomu, aby se nepotřebné informace dostaly až na nejvyšší vyšší řídící úroveň.

Z téhož důvodu není na místě propadat představě, že svůj úspěch zvýšíme, budeme-li informace vstřebávat rychleji, například poté, co absolvujeme-li kurz rychlého čtení. I kdybychom připustili, že toho dosáhneme, je skutečností, že již nyní velmi pravděpodobně disponujeme – podobně jako většina dalších osob - podstatně větším množstvím informací, než které jsme schopni užitečně a produktivně využít. Proč tedy informační vstupy násobit, zejména tehdy, jde-li o informační materiál, který lze číst rychlostí několika tisíc slov za minutu?

Se záplavou tištěného materiálu a nesmyslné pošty se můžete vypořádat poměrně jednoduše. Nejlépe tím, že požádáte svou sekretářku, aby vše, co je očividně bezcenné, zlikvidovala.

Podobného výsledku dosáhnete i sami, a to tím, že budete velkoryse používat odpadkového koše nebo zrušíte předplatné na publikace, které vám svou hodnotou nenahradí čas, který strávíte jejich čtením.

Obtížnějším problémem může být vnitrofiremní komunikace, která dorazí na váš stůl. I tu však alespoň částečně můžeme omezit. Pomoci může, uvědomíme-li si, že nejčastější důvody vzniku různých forem vnitřní komunikace ve firmách jsou následující dva:

  1. Neschopnost plně delegovat.  Cítí-li podřízení, že nemají dostatek pravomocí, aby své úkoly řešili sami, předávají je svým nadřízeným, a to včetně detailních informací, které podle jejich názoru vedoucí potřebují. Poté čekají, až toto rozhodnutí provedou.
  1. Úkoly, pro jejichž plnění jsou důležité spíše postupy než cíle. Jsou-li lidé posuzováni podle toho, nakolik věrně a přesně postupují podle pravidel a direktiv, a nikoli na základě toho, nakolik skutečně přispívají k cílům své organizace, je důsledkem zmnožení komunikace. Tedy bujení nejrůznějších vnitřních sdělení a reportů, konstruovaných tak, aby dokázaly, že stanovené procedury byly dodrženy.

Úkolem manažera je svým podřízeným jasně sdělit, že očekává, že bude informován o tom, kam při cestě ke stanoveným cílům postoupili a na jaké problémy, které si vyžadují jeho pozornost, narazili.

Chcete-li se vyvarovat informační zátěže, sdělte jim jasně i to, že si nepřejete být obtěžován předkládáním množství rutinních informací, které vám ztěžují koncentraci na problémy širšího záběru.

Komunikace

Velmi častou příčinou problémů s časem pronásledujících manažery i další pracovníky je nedostatek jasné, přímé a otevřené komunikace mezi lidmi.

Již Voltaire tvrdil, že "slova byla lidem dána proto, aby jim umožnila skrýt jejich skutečné názory". Popisoval přitom svět, jaký velmi často je, nikoli však jaký by měl být. Skutečností je, že v reálném světě komunikujeme příliš často se svým nadřízeným, spolupracovníky i se svými podřízenými podle toho, co si myslíme, že bychom měli říkat, či podle toho, co si myslíme, že by druhá osoba chtěla slyšet, namísto toho, abychom vyjadřovali své skutečné názory či pocity.

Článek pro předplatitele
Ještě na vás čeká 20 % článku. Pokračovat ve čtení můžete jako náš předplatitel.

Vedle přístupu k veškerému on-line obsahu HN můžete mít:

  • Mobilní aplikaci HN
  • Web bez reklam
  • Odemykání obsahu pro přátele
  • On-line archiv od roku 1995
  • a mnoho dalšího...

Máte již předplatné? Přihlaste se.

Přihlásit se

Zajímá vás jen tento článek? Dočtěte si ho za 19 Kč.

Proč ji potřebujeme?

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě. Zároveň vám založíme uživatelský účet, abyste se mohli k článku kdykoli vrátit a nemuseli jej platit znovu. Pokud již u nás účet máte, přihlaste se.

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě.

Pokračováním nákupu berete na vědomí, že společnost Economia, a.s. bude zpracovávat vaše osobní údaje v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

Vyberte si způsob platby kliknutím na požadovanou ikonu:

Platba kartou

Rychlá online platba

Připravujeme platbu, vyčkejte prosím.
Platbu nelze provést. Opakujte prosím akci později.