Poté co zaniklo jednoduché účetnictví, nejmenší podnikatelé si mohou vybrat: uplatňovat náklady procentem z příjmů, nebo dobrovolně účtovat v podvojné soustavě, nebo vést daňovou evidenci. K úplnému výčtu patří také možnost požádat o paušální daň.
Daňová evidence do značné míry nahrazuje jednoduché účetnictví a zajišťuje správné a průkazné zjištění základu daně z příjmů. Obecně platí, že daňová evidence obsahuje údaje o příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně, majetku a závazcích.
Pro obsahové vymezení složek majetku v daňové evidenci se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví, není-li dále stanoveno jinak. Vyhláška k zákonu o účetnictví rozlišuje tyto druhy majetku: dlouhodobý hmotný, nehmotný a finanční majetek, zásoby, dlouhodobé a krátkodobé pohledávky, krátkodobý finanční majetek (především hotové peníze a účty v bankách) a časově rozlišená aktiva (předplacené zálohy a podobně).
Starý majetek se vkládá za současnou cenu
Hmotný majetek v daňové evidenci drobní podnikatelé oceňují jako poplatníci s podvojným účetnictvím. To znamená pořizovací cenou, pokud si budovy, stroje a jiný majetek pořizují úplatně. Do pořizovací ceny vstupuje nejen vlastní cena (například stroje), ale také náklady na dopravu či instalaci.
Jestliže vkládá podnikatel do obchodního majetku nemovitost, kterou koupil více než pět let předtím, nesmí tak udělat za pořizovací cenu, ale za takzvanou reprodukční pořizovací cenu. To stejné platí u movitého majetku pořízeného více než rok před vložením do obchodního majetku.
Reprodukční pořizovací cena je taková, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Zjišťuje se podle zákona o oceňování majetku a dokládá zpravidla znaleckým posudkem. Jde totiž o to, aby například podnikatel, který si koupil automobil za čtvrt miliónu korun, jej po sedmi letech nevložil do obchodního majetku, kdy má cenu například třetinovou, a neuplatňoval odpisy z původní hodnoty vozu.
Pokud ale vkládá podnikatel majetek do obchodní společnosti (například společnosti s ručením omezeným nebo akciové společnosti), pak to smí udělat za pořizovací cenu do pěti let od pořízení.
Hmotný majetek pořízený ve vlastní režii se v daňové evidenci ocení vlastními náklady, do nichž se zahrnou i některé nepřímé náklady. Opět platí, že u nemovitosti vytvořené více než pět let před vložením do obchodního majetku se pro ocenění použije ceny obvyklé podle zákona o oceňování majetku.
U majetku nabytého dědictvím nebo darováním podnikatel použije v daňové evidenci cenu stanovenou pro účely daně dědické nebo darovací, pokud od nabytí neuplynula doba delší než pět let.
Hodnotou pohledávky se rozumí jmenovitá (nominální) hodnota nebo pořizovací cena u pohledávky nabyté postoupením. U pohledávky nabyté děděním nebo darem je hodnotou pohledávky opět cena zjištěná pro účely daně dědické nebo darovací.
Každoroční inventura je povinná
Závazky oceňuje podnikatel pro účely daňové evidence při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou.
Peněžní prostředky a ceniny se v účetní evidenci zachycují jejich jmenovitou hodnotou. To je stejné jako u firem s podvojným účetnictvím.
Poslední den každého roku podnikatel musí provést inventuru zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků. O tomto zjištění provede zápis. O případné rozdíly oproti skutečnému stavu upraví základ daně v závislosti na tom, zda jsou tyto rozdíly daňově uznatelné, či nikoliv.
Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně. To jsou obecně tři roky po skončení příslušného kalendářního roku.
