Umělá inteligence, která vám efektivněji zorganizuje kalendář, mobilní technologie, jež vám ušetří čas, i chytré zdi, které vám ulehčí mítink. Moderní technologie dnes zjednodušují a zrychlují rutinní pracovní úkony, díky čemuž mají lidé více času na kreativní úkoly a vymýšlení inovací. Ve spolupráci s Ondřejem Novodvorským, ředitelem pro segment malých a středních podniků z technologické společnosti Microsoft, představujeme šest důvodů, proč se vyplatí proměnit papírovou firmu v elektronickou a šanony nahradit mobily a tablety.

1. Získáte větší flexibilitu

Kancelář dnes nemusí být jen místnost se čtyřmi stěnami. K výkonu řady zaměstnání vám stačí pouze chytrý telefon, tablet či laptop, díky nimž můžete pracovat v zásadě odkudkoliv. "Můžete klidně sedět doma a psát do sdíleného dokumentu, jehož úpravy se zobrazují v reálném čase kolegovi v kanceláři. Nebo se přes videohovor zúčasnit porady během cesty autem či vlakem," líčí Novodvorský, který by sám bez této flexibility nemohl ve svém současném zaměstnání fungovat. Z osobních i pracovních důvodů neustále pendluje mezi Prahou a Bratislavou.

Klíčovým impulzem pro větší volnost v dnešním světě práce jsou podle něj sice technologie, ale zásadní je především změna firemní kultury. "Díky dostupnosti moderních prostředků si podobný přerod mohou dovolit i menší firmy. Potřebují ale osvíceného majitele či ředitele společnosti, který se nebojí dát zaměstnancům svobodu, a místo kontrolování toho, kdy, kde a jak pracují, se soustředí pouze na výsledky jejich práce," říká Novodvorský.

2. Ušetříte čas i peníze

Díky tomu, že můžete vyřídit řadu pracovních záležitostí i mimo kancelář, ušetříte spoustu času. "Zatímco v minulosti by mi asistentka přinesla do kanceláře štos papírů k podepsání, dnes mohu většinu dokumentů schválit on-line z mobilu, a využít tak například čas, který trávím na cestách nebo při přecházení z jedné schůzky na druhou," popisuje Novodvorský.

Dalším příkladem může být zaměstnanec, který by za normálních okolností jel 300 kilometrů za zákazníkem, tam dohodl obchod, vrátil se zpět do kanceláře, stáhl si šablonu smlouvy na počítač, vyplnil a odeslal nabídku. Dnes si přímo na místě na telefon či tablet stáhne šablonu z cloudu a vyplněnou ji vytiskne na mobilní tiskárně. Podobná situace se v některých případech dá vyřešit i na dálku přes videohovor a smlouvu je možné podepsat klidně elektronicky. Tím navíc firma výrazně sníží své náklady na cestování.

Čas šetří i technologie typu chytré zdi, které automaticky načtou vaše podklady pro schůzku. Velká dotyková obrazovka umožňuje zpracování a zobrazení dat, práci s nimi, editování, kreslení i sdílení. Po mítinku stačí zmáčknout tlačítko a veškeré zápisy se odešlou všem účastníkům schůzky do e-mailu.

3. Lépe si zorganizujete čas

Technologie v dnešní době přinášejí obrovský proud informací, které je velmi náročné vstřebat. "Valí se to na nás ze všech stran, v podstatě není možné to vše absorbovat, a tak často musíme některé věci vynechávat. Zorientovat se v této záplavě informací vám může pomoci umělá inteligence. Pomocí vzorců chování například dokáže určit, které e-maily jsou důležité a které urgentní, a říct vám tak, co je potřeba vyřešit nejdřív," přibližuje Novodvorský.

Zasedačka roku

Hlasujte pro nejatraktivnější české kancelářské prostory na webu Kancelář snů. Udělit svůj hlas interiérům firem, které se přihlásily do soutěže CBRE Zasedačka roku, můžete až do 31. ledna 2017. Kompletní fotogalerii všech přihlášených firem naleznete na webu Zasedačka roku.

Umělá inteligence vám může pomoci i s plánováním kalendáře. Představte si, že máte jet na letiště. Naplánovali jste si určitou časovou rezervu, nicméně nepočítali jste s dopravní zácpou. Chytrá asistentka ale sleduje dopravu za vás a sama vám tak automaticky přeplánuje kalendář a doporučí vám vyrazit o třicet minut dříve než normálně.

"Z kalendáře dokáže vyčíst i to, kolik času trávíte s kým. Díky tomu třeba zjistíte, že se nejčastěji vídáte s lidmi, kteří pro vás nemají strategický význam, a začnete se víc zaměřovat na schůzky, které pro vás mají skutečný přínos," podotýká Novodvorský.

4. Rozvinete měkké dovednosti

Jednou z důležitých součástí přerodu firmy z papírové v elektronickou je proces učení se. Zaměstnance byste měli nejen naučit, jak s novými technologiemi pracovat, ale připravit je i na změnu, kterou jejich zavedení do firmy přinese. "Řada společností spoléhá na to, že se to pracovníci naučí mezi sebou navzájem, jenže je otázka, jak moc kvalitně. Firmy by proto neměly podceňovat organizovaná školení, aby se zaměstnanci skutečně mohli plnohodnotně adaptovat na nový styl práce," uvádí Novodvorský.

Vedle získávání praktických dovedností se ale používáním technologií rozvíjí také měkké dovednosti. Lidé se učí, jak dělat věci jednodušeji a efektivněji, jak zvládat time management i jak najít tvůrčí řešení problémů. Technologie tak nejsou jen pracovní pomůckou, ale i nástrojem ke změně pracovních návyků a k osobnímu rozvoji.

5. Budete více kreativní a inovativní

Díky tomu, že technologie zvládnou řadu rutinních úkonů za vás, výrazně zvyšují vaši produktivitu. Automatické činnosti zvládnou stroje a lidé se tak mohou věnovat tomu, co jim jde nejlépe: kreativitě a inovacím.

"Pokud firmy neinovují, zanikají. Když se podíváte na žebříček 500 amerických společností s největším obratem Fortune 500, tak jich od roku 2000 zmizelo 50 procent, jelikož někdo jiný byl v inovacích rychlejší. Technologie tak v tomto ohledu přinášejí významnou konkurenční výhodu," říká Novodvorský.

6. Nalákáte a udržíte si talenty

Především mladší generace v současné době vyžaduje v práci větší flexibilitu. Jestliže jí umožníte pracovat odkudkoliv, stáváte se tak pro ni mnohem zajímavější. "Řada malých firem nemůže těm velkým konkurovat platem. Získat talentované zaměstnance jim tak může pomoct právě tím, že jim nabídne nový styl práce založený na technologiích," uvádí Novodvorský.

Tím, že nehledají pouze kandidáty, kteří mohou denně dojíždět do kanceláří firmy, si zároveň výrazně rozšiřují okruh kandidátů, jež mohou oslovit. "V budoucnu se ostatně celý svět bude stále více posouvat k takzvané geek economy. Firmy tak budou mnohem častěji stálé zaměstnance nahrazovat pracovníky na volné noze, které budou najímat pouze na jednotlivé projekty. V tomto ohledu bude role technologií opět klíčová," uzavírá Novodvorský.