Většina z nás nosí po kapsách chytrý mobilní telefon, který je navíc nepřetržitě připojen k internetu. Loni se jich v Česku podle analytické firmy IDC prodalo 2,7 milionu, přičemž kolem 80 procent z nich je vybaveno technologií LTE, která umožňuje vysokorychlostní připojení k internetu prostřednictvím mobilní sítě. Společně s rostoucí oblibou smartphonů s velkou úhlopříčkou se z takových mobilů stávají univerzální pracovní nástroje, které v mnoha situacích zvládnou nahradit notebooky.

Přístroje s displeji o minimální úhlopříčce 5,5 palce navíc úspěšně vytlačily z trhu tablety, které by, právě díky své větší pracovní ploše, měly být přirozenější náhradou přenosných počítačů. Tak tomu ale není a prodej tabletů dlouhodobě stagnuje.

Messenger místo e-mailů

Chytré telefony v rukou manažerů i řadových zaměstnanců stále plní zejména úlohy při komunikaci, ale paradoxně už nejen té telefonické. "Většina aplikací, které používáme ke každodenní práci, slouží ke komunikaci. Jde především o aplikace jako ­Skype, Trello nebo Facebook, který spravujeme i z terénu, aby v něm byly vždy aktuální informace," vyjmenovává používané mobilní aplikace Ondřej Švrček, zakladatel služby Mobilní rozhlas.

Výběr mobilních aplikací, které čeští podnikatelé používají

◼ Datovka
mobilní přístup do datové schránky
◼ Disk Google
přístup ke stejnojmennému cloudovému úložišti
◼ Dokumenty Google
klíčová aplikace pro zpracování a sdílení dokumentů v cloudu
◼ Dropbox
klientská aplikace služby na sdílení dat s kolegy
◼ Dynamics NAV
klientská aplikace stejnojmenného ERP systému
◼ Evernote
ukládání a sdílení poznámek
◼ iDoklad
vytváření a uchovávání faktur
◼ Microsoft Power BI
mobilní přístup k pokročilým analýzám podnikových dat
◼ Office Delve
tvorba netradičních prezentací a katalogů
◼ Office Lens
digitalizace papírových dokumentů
◼ Office Mobile
mobilní verze Microsoft Office
◼ OneNote
správa a sdílení poznámek či seznamů
◼ Skype for Business
konferenční (video)hovory
◼ TeamViewer
vzdálené ovládání počítače z mobilního zařízení
◼ Trello
spolupráce v týmu a řízení projektů

Díky možnostem mobilních aplikací, mezi které patří samozřejmě i nástroje pro práci s elektronickou poštou, se skutečně zcela stírají rozdíly mezi přítomností v kanceláři a prací z jakéhokoliv jiného místa. "Aplikace nám pomáhají komunikovat v týmu a mít přehled o práci, ať jsme kdekoliv. Máme tak povědomí o tom, co se děje, i když jsme u lékaře či na dovolené," pochvaluje si Švrček.

Aplikace v telefonu pomáhají podnikatelům i zaměstnancům nejen přímo s pracovními úlohami a komunikací, ale také s celou řadou nezbytných záležitostí, které je třeba během pracovního dne zařídit.

Naprostou samozřejmostí je možnost kontrolovat a zadávat platby v mobilních aplikacích všech českých bank nebo sdílení souborů (smluv, nabídek, faktur, katalogů či ceníků) se spolupracovníky prostřednictvím cloudových úložišť.

Rozsah úkolů, které lze zařídit prostřednictvím těchto aplikací, je ale ještě mnohem širší. "Pro komunikaci s našimi lektory, kterých je několik set, používám Messenger, který je součástí Facebooku. Je to méně formální kanál než e-mail a lektoři jsou na něm lépe dostupní. Dále využívám třeba aplikace leteckých společností pro nákup letenek a pohodlný check-in, slovníky pro rychlé nalezení chybějících slovíček, Airbnb pro ubytování na služebních cestách, Uber pro rychlý a cenově přijatelný taxík, Scanner pro digitalizaci papírových dokumentů fotoaparátem smartphonu nebo Dropbox pro sdílení necitlivých dat s externími spolupracovníky," vypočítává výbavu svého chytrého telefonu Ondřej Kuchař, spoluzakladatel a majitel společnosti James Cook Languages.

Brána k firemním systémům

Aplikace jsou dnes stále častěji nezbytným doplňkem podnikových systémů a používaných programů. Takže stejně jako máme ve svém chytrém telefonu všechny e-maily a mobilní banku, může být displej mobilu také oknem do firemního ERP či CRM systému, do účetnictví nebo systému pro digitální správu, oběh a archivaci dokumentů. Podnikatelé a manažeři mají díky tomu informace potřebné k obchodování a rozhodování doslova na dosah ruky.

Pokud firma využívá informační systém na sledování provozu a finančního stavu podniku, může si majitel kdykoliv zkontrolovat aktuální čísla, popřípadě je automaticky upozorněn na odchylky od plánu a další důležité události.

Mobilní aplikace jsou vždy mnohem pružnější než používání počítače, a přestože třeba nemohou mít všechny funkce jako programy v počítači, nabízejí základní přehled a možnost rychle reagovat. "V telefonech používáme především mobilní verze aplikací, které využíváme i na notebooku. V aplikaci Slack naši zaměstnanci snadno komunikují mezi sebou a všichni vědí, co se aktuálně řeší či děje. Pokud jsme na schůzce a potřebujeme se na nějaká data podívat do firemní infrastruktury nebo si zjistit kontakt na klienta, používáme v mobilu aplikaci našeho CRM Pipedrive. Pro rychlé vytváření grafiky využíváme aplikaci Can­va," uvádí Kristýna Stehnová, marketingová manažerka služby Monitora.cz.

Riziko v kapse

Přístup do firemních systémů, k dokumentům i ostatním podnikovým datům v chytrém telefonu přináší i rizika. Majitelé smartphonů jejich zabezpečení často podceňují, přestože v nich mají všechny své kontakty, e-maily, fotky a další důležité informace. Nedůslednost či nedbalost při práci s mobilem, který obsahuje firemní aplikace a data, ale mohou v případě odcizení nebo ztráty zařízení způsobit problémy celé společnosti.

Základem zabezpečení je ochrana přístupu do smartphonu heslem, oddělené přihlašování do podnikových aplikací a šifrování dat přenášených mezi telefonem a podnikovými systémy.

Firmy, které to myslí s využitím chytrých telefonů při práci opravdu vážně, proto nasazují speciální řešení pro správu těchto zařízení i podnikového obsahu.

"Kromě pracovních aplikací, jako je klient pro VoIP volání nebo aplikace pro naše CRM Raynet, máme ve smartphonech nasazeny aplikace Acronis

Access­ Advanced na bezpečné sdílení a synchronizaci firemních dokumentů a Acronis Backup pro zálohování důležitých dat z mobilu pod účtem společnosti," uvádí Martin Marek, account manažer firmy Zebra systems.

Specializované podnikové aplikace jsou ve smartphonech zcela odděleny od dalšího obsahu, využívají silné šifrování a neumožňují sdílení a přenos svého obsahu do dalších aplikací v telefonu.

Všechny chytré mobily jsou dnes také vybaveny funkcemi na vzdálenou lokalizaci ztraceného či odcizeného přístroje, včetně možnosti jeho uzamknutí a vymazání jeho obsahu na dálku.

Podnikové účty plně pod dohledem správce IT

Zcela běžné je také používání stejného smartphonu, ať už vlastního nebo firemního, k pracovním i soukromým účelům. Ukazuje se ale, že k přítomnosti soukromého a podnikového obsahu v jednom zařízení přistupují společnosti velmi odlišně. Například Ondřej Švrček z Mobilního rozhlasu uvádí: "U některých aplikací, jako je e-mail a případně Skype, vyžadujeme založení nových firemních účtů. U jiných, jako je například Facebook, to ale nepovažujeme za nutné. Naopak vítáme propojení s přáteli a známými, protože u některých příspěvků to může znamenat větší dosah."

Oproti tomu v Zebra systems, jak uvádí Martin Marek, soukromý a firemní obsah smartphonů striktně oddělují: "Veškerá citlivá data, vyjma pracovní pošty, podléhají autorizaci a příslušným bezpečnostním politikám dle role zaměstnance. Současně všechna povolená mobilní zařízení registrujeme. Máme i zpětnou kontrolu veškerých aktivit s firemními dokumenty. Osobní a podnikové účty jsou odděleny, přičemž firemní účty jsou plně pod kontrolou našeho správce IT."

Chytré telefony s mobilními aplikacemi zatím ještě počítače nenahradí, ale již dnes jsou často hlavním pracovním nástrojem obchodníků i dalších pracovníků, kteří tráví většinu pracovní doby na cestách.