Chystáte se rekonstruovat prostory vašich kanceláří nebo stěhovat celou firmu do nové budovy? Pak byste na to měli své pracovníky důkladně připravit. Pokud s nimi totiž o změně pracovního prostředí nebudete komunikovat, tak se může stát, že nový koncept nepřijmou, budou v něm pracovat s nelibostí nebo kvůli tomu dokonce dají výpověď. Ve spolupráci s projektovým manažerem Filipem Muškou z realitní poradenské společnosti CBRE přinášíme šest tipů, jak zvládnout hladce i radikální přeměnu konceptu.

1. Dejte tomu dostatek času

V době, kdy firmy vedou válku o talenty, se řada společností snaží přizpůsobit své kanceláře nastupující mladé generaci, která vyžaduje v zaměstnání flexibilitu a inspirativní pracovní prostředí, které funguje v symbióze s moderními technologiemi. Jenže ne každý je z těchto změn nadšený. Především starší generace mívá často strach, jak si na nové pracoviště zvykne.

"Z toho důvodu je velmi důležité už od začátku cíleně pracovat s konceptem zvaným change management, neboli řízení změn. Jeho základem je komunikace se zaměstnanci, kterým musíte ve správnou chvíli a správnou formou vysvětlit, jaký smysl dané změny mají a co je čeká," upozorňuje Muška.

Extrémně důležitá je tak přípravná fáze, na kterou by si společnost měla vyčlenit dostatek času. Ve chvíli, kdy se vedení firmy rozhodne pro změnu pracovního prostředí, tak by se mělo nejdřív zamyslet nad otázkami, jaká je vize společnosti, kam směřuje a jak vypadá její firemní kultura. To vše by se následně mělo promítnout do návrhu kanceláří a ulehčit tak sžití zaměstnanců s novým konceptem.

"Když začnete o změně kanceláří uvažovat, stačí poslat zaměstnancům hromadný e-mail s informací, co se chystá. S první větší aktivitou byste měli začít ve chvíli, kdy už mají plány jasnější obrysy. Můžete třeba udělat workshop nebo zvolit nějakou jinou formu představení celého konceptu. Po nastěhování byste měli nechat lidem nějaký čas, aby se naučili v novém prostoru žít a pracovat. Tak po dvou měsících by měl následovat další workshop, na kterém by se mělo řešit, co se zaměstnancům líbí či nelíbí a co potřebuje vylepšit," říká Muška.

2. Zapojte zaměstnance

Aby se zaměstnanci dokázali s novými kancelářemi lépe ztotožnit, je dobré zapojit je do procesu jejich tvorby. Můžete je nechat vybrat barvy výmalby, dekoraci nebo třeba zařízení kuchyněk. Díky tomu celý projekt snáze přijmou za svůj.

"Nesmíte to ale s mírou svobody v rozhodování zase přehnat. Pokud má firma 400 lidí a chtěli byste vyslechnout názor úplně všech a vést s nimi diskuzi, tak se nikam nepohnete. Celou debatu je proto potřeba vždy usměrnit a jasně stanovit, že pokud se sami pracovníci nedohodnou demokraticky do daného termínu, tak o tom rozhodne management. Můžete také například předvybrat možnosti a nechat o nich hlasovat," doporučuje Muška.

Vedle toho pomáhá také, když zaměstnanci vidí, jak postupuje stavba nebo rekonstrukce. Můžete je tam vzít na exkurzi nebo pro ně připravit nějakou fotosérii či video se srovnáním nového prostoru a stávajících kanceláří.

3. Zvolte si ambasadory

Jak už bylo zmíněno, zapojit všechny zaměstnance bývá často náročné. Ideální je proto vybrat napříč firmou skupinu ambasadorů, která reprezentuje ostatní. Můžou to být vedoucí oddělení, ale klidně i kdokoliv jiný. Vytipovat ty správné zástupce může pomoci i psycholog práce.

"Musí to být lidé, kteří jsou otevření. Nemusí být vyloženě pro změnu konceptu, ale rozhodně by neměli být a priori proti. Není to o tom, abyste našli své ´přisluhovače´, kteří budou zbytek firmy násilím přesvědčovat, ale abyste zvolili někoho, kdo dokáže vysvětlit ostatním všechny důležité aspekty změny pracovního prostředí a diskutovat s nimi o nich," popisuje Muška.

Ambasadoři by se měli účastnit workshopů, na kterých se dozví všechny potřebné informace, které je třeba předat dalším zaměstnancům. Vznikne tak komunita, která sama zevnitř firmy pomůže kolegům, kteří jsou skeptičtí nebo pochybují, pochopit, proč se dané změny dělají.

4. Vytvořte si komunikační platformu

Sdílet se zaměstnanci informace o výstavbě nových kanceláří či jejich rekonstrukci můžete také prostřednictvím interních webových stránek nebo zcela nového webu, založeného primárně za tímto účelem. Tam se můžou všichni podělit o své postřehy či návrhy. Web by měl tvořit páteř change managementu, na kterou by měla navazovat další komunikace prostřednictvím e-mailů a newsletterů.

Na stránkách můžete zveřejnit i různé edukační materiály, jako třeba videa z jiných firem nebo v případě nadnárodních společností z dalších poboček, které si podobným procesem přeměny pracovního prostředí prošly.

"Videa můžete natáčet i vy sami. Jednou z variant je, že uděláte rozhovory se zaměstnanci před zahájením procesu, v jeho průběhu a následně. Můžete tak vidět, jak se postupně měnil jejich názor. Následně je možné použít tyto materiály i k marketingu firmy a při náboru nových zaměstnanců," uvádí Muška.

5. Stanovte si pravidla

Zvyknout si na změnu pracovního prostředí pomáhá i stanovení pravidel, jak se v nových prostorách mají zaměstnanci chovat. To je potřeba především, pokud dochází k radikální změně celého konceptu, například když firma zvolí takzvaný activity-based concept, kdy nikdo nemá vlastní pracovní stůl a každý si své místo vybírá podle úkolu, na kterém právě pracuje.

"Pokud u stolu nejste déle než dvě hodiny a jdete například na půl dne na schůzku, měli byste to místo uklidit, aby ho mohl využít někdo jiný. Měli byste také respektovat, že uzavřené místnosti jsou určeny primáně pro ty, kteří se potřebují soustředit na práci nebo vyřešit něco důvěrného. Je to o tom, jestli mají lidé dostatek empatie a nesobeckosti, aby se podle toho řídili," podotýká Muška.

Důležité přitom je, aby se zaměstnanci dohodli, jak budou pravidla vypadat a aby je všichni odsouhlasili. Jestliže bude určitá skupina proti, tak může později vědomě či nevědomě tuto domluvu sabotovat a na povrch tak začně probublávat určitá nespokojenost.

6. Postupně dotvářejte

Po nastěhování do nových prostor sbírejte zpětnou vazbu a dolaďujte detaily, které je možné 'vychytat' až v plném provozu. "Příkladem může být taková drobnost jako třeba umístění piktogramů, které značí, kde se co nachází v jaké skříňce v kuchyňce. Může to vypadat jako banalita, ale zaměstnancům to výrazně ulehčí život, jelikož nemusí otevřít deset dvířek, než najdou hrníček," přibližuje Muška.

Může jít ale i o zásadnější změny jako například, že v průběhu výstavby nových kanceláří firma vytvoří nové oddělení a musí vymyslet, kam nové zaměstnance umístit. K řešení podobných situací by opět měly sloužit zmíněné workshopy, které by měly pokračovat až do doby, než se celá firma v novém prostředí zcela usadí.