Pan Bedřich pracoval jako kuchař v lázeňské jídelně. Každý den měl on i ostatní zaměstnanci odpracovány téměř dvě hodiny přesčasů, které mu ale nikdo neproplácel. Začal tedy pátrat po evidenci své pracovní doby, nicméně zjistil, že firma žádnou nepořizuje. Jeho případ není v praxi výjimkou, a to navzdory tomu, že zákon nařizuje každému zaměstnavateli evidovat pracovní dobu všech svých zaměstnanců.

Podle zákona musí každá firma zaznamenávat odpracované směny, práce přesčas a také noční práce. "Zaměstnavatel vyznačí vždy konec a začátek uvedených dob," říká Jan Procházka, vedoucí týmu pracovního práva v advokátní kanceláři Ambruz & Dark Deloitte Legal. Kromě toho má také firma povinnost evidovat každou pracovní pohotovost, kterou pracovník držel, a také jakou dobu v rámci pohotovosti skutečně odpracoval.

Pracovní doba neodpovídá docházce

Velmi často zaměňují firmy evidenci pracovní doby s evidencí docházky, což ale není totéž. Řada zaměstnanců má dnes elektronickou kartu nebo čip, který používá při příchodu do práce a odchodu z ní. Firma tak přesně ví, odkdy dokdy se dotyčný pohyboval v areálu společnosti. To, že se člověk dostavil do zaměstnání, ale automaticky neznamená, že začal hned pracovat. "Zaměstnanci mají povinnost být na začátku své směny na svém pracovišti, tedy většinou u konkrétního stroje či stolu v kanceláři. Do pracovní doby se pak nezapočítává například převlékání a očista zaměstnanců či třeba loučení s kolegy po skončení směny," vysvětluje advokát Michal Peškar z kanceláře Randl Partners. Zatímco pracovní dobu firma zaznamenávat musí, evidence docházky je dobrovolná.

Nejčastější chyby v evidenci pracovní doby

◼ Zaměňování evidence docházky za evidenci pracovní doby.
◼ Vedení evidence nepřehledně tak, že nelze určit přesný začátek a konec práce.
◼ Nevykazování přesčasů.
◼ Zaokrouhlování odpracované doby na celé hodiny.
◼ Vyplňování evidence samotným zaměstnancem bez podpisu nadřízeného.
◼ Vedení dvojí evidence pracovní doby nebo falšování.

Podle pravidel v zákoně by tak měl zaměstnavatel zaznamenat opravdu až začátek a konec času, kdy zaměstnanec pracoval, a to s přesností na minuty. Důležité je to hlavně kvůli výpočtu mzdy a příplatků. Pokud se docházka zamění s pracovní dobou, může dojít k hádkám o práci přesčas. Firma by totiž mohla zaplatit více, než zaměstnanec skutečně odpracoval. "Cokoliv je prezentováno navenek jako součást odpracované pracovní doby, musí být zaměstnanci zaplaceno," říká Markéta Cibulková, advokátka kanceláře DLA Piper.

Ačkoliv zpravidla půjde o jednotky minut denně, v delším období se tyto doby mohou nasčítat i na několik hodin.

Mezi docházkou a pracovní dobou by neměly být výrazné prodlevy. Velké časové rozdíly by totiž v případě kontroly musela firma vysvětlovat inspekci práce. "Rozdíly v řádech hodin by měl být zaměstnavatel schopen vysvětlit například rozsáhlostí areálu zaměstnavatele, čekáním zaměstnance na spoj či společenskou akcí," dodává Procházka z Ambruz & Dark Deloitte Legal.

Přestávky v práci se evidovat nemusí

Podobně jako zákon nevyžaduje evidenci docházky, nemusí se vykazovat ani přehled poskytnutých pracovních přestávek. To se týká jak bezpečnostních pauz, tak přestávek na oddych a jídlo, protože se nezapočítávají do odpracované doby. Pokud by ale došlo ke kontrole za strany inspektorátu práce, musí zaměstnavatel prokázat, že je zaměstnancům dopřál. Advokáti proto doporučují, aby firmy přestávky zapisovaly nejlépe společně s pracovní dobou nebo alespoň zvlášť v samostatné knize či elektronickém systému. "Pokud taková evidence u zaměstnavatele neexistuje, stále je možné poskytování přestávek prokázat například svědeckými výpověďmi," dodává advokát Peškar.

Evidence pracovní doby

Musí se evidovat:

směny,

pracovní pohotovost,

práce přesčas,

noční práce.

Nemusí se evidovat:

přestávky na jídlo a oddych,

docházka,

bezpečnostní přestávky.

Podpis zaměstnance není nutný

Každá firma se sama rozhodne, jak bude přehled pracovní doby pořizovat. Zákon žádné přesné požadavky nestanoví. Často se stává, že si zaměstnanci vyplňují odpracované hodiny samostatně, ať už do papírového bloku nebo elektronicky do systému. To však přesně nesplňuje požadavky zákona. Povinnost evidovat pracovní dobu má zaměstnavatel. Ten může zaměstnance požádat o vyplnění, odpovědnost na ně ale přenášet nesmí. Pokud tedy pracovní dobu zadává sám pracovník, je nutné, aby ji poté překontroloval a podepsal příslušný vedoucí zaměstnanec, kterým je většinou přímý nadřízený. Ten pak ručí za správnost uvedených údajů. "Až z takového schválení lze dovodit splnění zaměstnavatelovy povinnosti vést evidenci pracovní doby," vysvětluje Procházka z Ambruz & Dark Deloitte Legal. Naopak podpis samotného zaměstnance na výkazu pracovní doby se nepožaduje. Pokud ho ale firma získá, zajistí si tím lepší pozici v případných sporech ohledně věrohodnosti nebo správnosti.

Ze zákona dále platí, že pokud o to zaměstnanec požádá, musí mu firma umožnit do účtu pracovní doby nahlédnout. "Zaměstnanci mají také právo pořizovat si výpisy či stejnopisy na náklady zaměstnavatele. Lze jen doporučit, aby si údaje týkající se odpracované pracovní doby průběžně kontrolovali," říká advokátka Cibulková.

Pokuty mohou jít do milionů

Pokud inspektorát práce zjistí, že firma evidenci pracovní doby svých zaměstnanců vůbec nevede nebo v ní má chyby, může jí uložit pokutu. Ta se může vyšplhat až na 400 tisíc korun, přičemž ukládání statisícových sankcí není v praxi výjimkou. Z pěti nejvyšších pokut, které inspektoři uložili v roce 2014, se čtyři týkaly chyb ve vedení evidence pracovní doby v kombinaci s dalšími delikty a stanovené pokuty nešly pod částku 350 tisíc korun.

Přitom za nedodržení povinností, které s pracovní dobou souvisejí, hrozí firmám ještě vyšší sankce. Pokud například zaměstnavatel nedoloží, že zaměstnanci poskytl přestávku na jídlo a oddech nebo bezpečnostní pauzu, hrozí mu pokuta až jeden milion korun. Stejná částka také hrozí za nesprávné zahrnutí svátků do pracovní doby. Dokonce až dva miliony pak může inspektorát uložit zaměstnavateli, který vůbec nestanoví začátek a konec pracovní doby a rozvrh pracovních směn.

Špatně vedená evidence přitom není problém jen kvůli inspekci, ale firmě se nemusí vyplatit ani v případě soudního sporu se zaměstnancem. Jestliže totiž nesplňuje všechny požadavky, bude jako důkaz nepoužitelná, a pracovník má tak mnohem větší šanci, že spor vyhraje.