1. Nepodceňte přípravu

Dobrý vyjednavač není ani tak mistr improvizace, jako spíše špion, který sbírá informace. Než skončí za jednacím stolem, prověří si, s kým za něj vůbec usedá. Pátrá po postojích, zájmech, potřebách, zkušenostech a aktuální situaci druhé strany. Sbírá reference o konkurenci, zná její silné a slabé stránky, sortiment i finanční situaci. Ví totiž, že příprava je vůbec nejdůležitější fází celého procesu vyjednávání, která mu pomáhá stanovit si vlastní cíle i strategii vyjednávání. "Přesto většina obchodníků přípravu podceňuje. Nezamýšlí se nad variabilitou řešení a drží se strategie 'hlavně neustupovat'," říká Jan Hasman, partner poradenské společnosti Mercuri International. A dodává: "Ani velmi kreativní vyjednavač nesype možnosti dohody přímo z rukávu. Musí se dopředu zamyslet nad tím, jaká položka by mohla mít velký význam pro protistranu a zároveň pro něj byla postradatelná." Před každým jednáním si proto ujasněte možné ústupky, které jste ochotni akceptovat, pokud by vám měly pomoci k uzavření obchodu.

"Zásadou vyjednávání je znát motivace protistrany, čeho chce vyjednáváním dosáhnout a jaká je její vyjednávací síla, respektive jak moc je tlačena k tomu se dohodnout," říká Igor Mesenský, partner poradenské společnosti TPA Horwath, který je odborníkem na nákupy a prodeje firem. Věci totiž nejsou mnohdy tak, jak se na první pohled zdá. "Zastupovali jsme například klienta, který měl minoritní majetkový podíl ve firmě a majoritní vlastník ho tlačil k nevýhodnému prodeji. Jakmile jsme ale zanalyzovali majetkové poměry, zadlužení, určili, kdo za co ručí, a rozkryli další 'bolavá místa', zjistili jsme, že náš klient je v lepší vyjednávací pozici a má páky k tomu, domoci se výhodnějšího prodeje," popisuje jeden z případů Mesenský.

2. Ptejte se a naslouchejte

Transakce může ztroskotat i na banálních záležitostech. I drobné motivy a přání, které jedna ze stran nevysloví v domnění, že by jich stejně nedosáhla, a druhá strana se jich nedovtípí, mohou být příčinou nedorozumění. Je proto důležité neřídit se dojmy a předpoklady, ale neustále klást otázky "Proč?" nebo naopak "Proč ne?". "Vzpomínám si na jeden případ odkupu firmy, u kterého si prodávající chtěl ponechat nemovitost, která byla aktivem společnosti. Kupujícího ale se svým záměrem dlouho neseznámil, s prodejem váhal. Až po několika sezeních jsme se dobrali příčiny a ukázalo se, že kupující o nemovitost vůbec nestojí," vypráví Igor Mesenský.

Ptát se ale nestačí, musíte umět i aktivně naslouchat. Lidé často nevěnují pozornost tomu, co protistrana říká. Když při diskusích budete používat obraty typu "Rozumím tomu dobře, když říkáte…", dáváte tím protistraně na srozuměnou, že jí nasloucháte. Ta pak pocítí uspokojení, že se snažíte pochopit její pohled na věc, což ovšem ještě neznamená, že s tím, co říká, souhlasíte.

3. Zapojte třetí strany

Pokud ani přímé otázky nevedou k vyjasnění motivů a strany jsou vůči sobě stále rezervované, pomůže do vyjednávání přizvat někoho dalšího. Může to být poradce, který funguje jako nárazník, žádnou ze stran nediskredituje, zjišťuje, konzultuje a hledá cestu k uzavření dohody. "Jestliže jednání uvázne na mrtvém bodě, vyplatí se být trochu kreativní. V jednom z případů, kdy jsme nevěděli, jestli majitel firmy chce podnik skutečně prodat, nebo se jen pokouší zjistit jeho cenu, jsme za ním poslali privátního bankéře. Ten mu udělal nabídku na investování peněz. Když jsme viděli, že se s ním vážně baví o možnostech investic, byl to pro nás jasný signál, že prodej firmy chce skutečně dotáhnout," rozvádí Mesenský z TPA Horwath.

Další vyjednávací taktiku, která pomáhá posunout jednání z mrtvého bodu k dohodě, popisuje Mi­chael Mullen, který je řídícím partnerem PwC Legal pro střední a východní Evropu. "Pokud se přímému účastníkovi vyjednávání nebo jeho právnímu zástupci nedaří protistranu přesvědčit, pomůže přizvat k jednání experta, který má respekt všech zainteresovaných. Ten protistraně logicky vysvětlí, proč je ústupek z její strany nezbytný. Kupujete-li dům a využijete služby znalce, který zhodnotí jeho technický stav a vyčíslí náklady na opravu odhalených závad, máte oporu v argumentaci s prodávajícím o snížení kupní ceny nemovitosti," vysvětluje Mullen na příkladu. Technik, finanční expert nebo jiný odborník, který má vhled do problematiky, přináší do vyjednávání další úhel pohledu.

4. Pojmenujte problém

Pokud po vás chce protistrana něco, co pro vás má velkou cenu a vy se toho nemůžete vzdát, řekněte to. Upřímné přiznání problematického bodu jednání jen prospěje. "Jestliže za žádných podmínek nemůžete ustoupit ze své pozice, sdělte protistraně přímočaře, že pokud bude na dané položce trvat, budete nuceni jednání ukončit," říká Hasman z Mercuri International.

5. Ustupujte postupně

Ještě než začnete jednat, určete si svoji krajní pozici, kam až můžete protistraně ustupovat, pod co už rozhodně nepůjdete. V úvodním návrhu ale žádejte mnohem více. "Denně vidím, že obchodníci začínají skoro na své krajní pozici. Ustupovat musíte postupně a s rozvahou," říká Hasman. Získá-li protistrana ústupky snadno a rychle, nebude si jich vážit. Dejte jí pocit, že si na vás ústupky vybojovala.

"V byznyse platí stejné pravidlo jako v lásce. Pokud muž získá snadno přízeň ženy, nebude si vztahu s ní vážit stejně, jako když o její sympatie musí bojovat," říká s nadsázkou Hasman. Úvahu ilustruje na nedávném pochybení, kterého se při vyjednávání dopustil manažer pro klíčové zákazníky ve firmě vyrábějící nářadí. "Zástupce přišel na jednání s odběratelem, který už na předchozí schůzce projevil vůli obchod uzavřít, pouze namítal, že konkurence nabízí produkt o pětinu levněji. Na další schůzce manažer odběrateli rovnou slevil dvacet procent z ceny. Bez toho, aniž by se přesvědčil, zda protistrana neblafuje. Neporovnal si sadu nářadí konkurence a nepokusil se vyšší cenu uhájit lepší kvalitou. Odběratel toho rychlého ústupku hned využil, převzal iniciativu a požadoval další výhody. Argumentoval tím, že ani dobrá cena mu nedává důvod pro to, aby změnil dosavadního dodavatele, se kterým je spokojen. Obchodník musel dál 'svlékat kalhoty', prodloužit termín splatnosti i podmínky dodávky," popisuje Hasman. Rada pro případ, že uváznete na ceně, zní: změňte platební, dodací, množstevní nebo časové podmínky smlouvy, termíny splatnosti a další položky. Slevit můžete nakonec vždy.

6. Nedávejte nic zadarmo

Pokud při vyjednávání narazíte na problematické body, v nichž se neshodnete, odložte jejich řešení. Pokračujete v projednávání dalších položek smlouvy. Poznamenávejte si ale všechny, třeba i drobné ústupky, které jste udělali protistraně k vůli. "Až budete mít pocit, že máte v seznamu oporu, otevřete znovu k projednání bod, na kterém jste předtím ztroskotali, a pro změnu chtějte ústupek od protistrany," radí Mullen z PwC Legal.

Přitakává mu Hasman z Mercuri International. "Nikdy nedávejte nic zadarmo. Pokud jste nuceni k nějakému ústupku, něco za něj chtějte. Když už musíte slevit, chtějte třeba navýšení množství nebo prodloužení či okamžitý podpis smlouvy," radí a přidává případ ze své praxe: "Slečna, která zastupovala prodejce technologie na výrobu zubních implantátů, vyjednávala s primářem jednoho stomatologického zařízení. Narazili ovšem na tu nepříjemnost, že zařízení nemělo smlouvu s pojišťovnou, která na tento druh implantátů přispívala. Slečna místo aby hledala jiné příležitosti, kterých by si primář mohl považovat, šla zbytečně rychle a moc dolů s cenou. Sleva přitom nebyla pro primáře prioritou, protože pacienti by si za lepší implantáty připlatili. Daleko více si poté cenil nabídky bezplatného zaškolení personálu, jak má přístroj ovládat. Kdyby odborné ukázky nabídla v prvé řadě, mohla na ceně vyjednat víc." Nespoléhejte na to, co vám protistrana řekne, dotazujte se na její úmysly, potřeby a oklikou zjistěte její ambice a zájmy a jasně deklarujte ty své.

7. Kontrolujte emoce

Emoce mohou velmi snadno zavést vyjednávání do slepé uličky nebo ho úplně ukončit. Při bouřlivé výměně názorů není snadné se vrátit za jednací stůl. Jestliže ale protistrana cítí napětí, umožněte jí emoce uvolnit. Snížíte její pocit frustrace, a pokud nebudete na její emociální výlevy reagovat, pomůžete tím vrátit diskusi do racionálnější roviny. Neexistuje ale univerzální recept, který by pomohl zvládnout vaši přirozenou emotivní reakci. Obecně se doporučuje oprostit se od osob a plně se zaměřit na projednávaný problém. "Hodně záleží na situaci. Někdy si situace žádá zpětnou reakci nebo přímo odchod od jednacího stolu. Vyžaduje to ale sociální cit, díky kterému poznáte, zda protistrana pouze štěká, ale nekouše, nebo je opravdu nebezpečná," komentuje Mullen.

Igor Mesenský z TPA Horwath při vyhrocených jednáních radí nechat se někým zastoupit. "Asistovali jsme například u odkupu podílu mezi dlouholetými společníky a pánové k sobě cítili takové antipatie, že se nesnesli v jedné místnosti. Náš klient se proto jednání vůbec neúčastnil, jednali jsme za něj na základě plné moci," popisuje.

Někdy může atmosféru jednání zklidnit i přítomnost ženy, třeba manželky vyjednávajícího, shodují se oslovení odborníci. "Ženy se při klíčových rozhodnutích, jakým bezpochyby je nákup nebo prodej firmy, chovají často mnohem racionálněji než jejich protějšky. Nesoupeří s uraženým egem, které se stává součástí zaujatého postoje," vypráví Mesenský.

8. Dejte si pauzu

Jestliže vzájemná diskuse sklouzla do roviny pozičního vyjednávání, kdy žádná ze stran nechce ustoupit jen proto, aby před tou druhou neztratila tvář, doporučuje se udělat si pauzu. Vyplatí se záměrně se začít bavit o nesouvisejícím tématu nebo si vzájemně umožnit telefonát třetí straně, která může do jednání vnést další úhel pohledu. Případně můžete jednání úplně odložit a využít čas na rozmyšlenou.

9. Změňte prostředí nebo lidi

Někdy se přes mrtvý bod přenesete skrze výměnu lidí, kteří vyjednávají ve vašem zájmu. Ne všechny transakce totiž končí oboustranným vítězstvím. V některých případech se dá hovořit i o oboustranné prohře. Jak to v praxi vypadá, popsal Hasman z Mercuri International: "Vzpomínám si třeba na případ firmy, která podniká v oblasti zabezpečení budov. U jedné zakázky dojednal obchodník s klientem určitý systém zabezpečení. Zákazník trval na slevě, nicméně obchodník ho přesvědčil, že je pro něj vhodná a dostačující nižší, a tedy i levnější úroveň zabezpečení budovy. Po čase se ukázalo, že nebyla. Transakce skončila prohrou pro oba. Obchodník neprodal dražší, ale bezpečnější systém a zákazník koupil něco, co nevyhovovalo jeho potřebám. Po roce opětovně usedli za jednací stůl a řešili zabezpečení nové budovy. Do vyjednávání se ale vmísily výčitky a padala silná slova. K dohodě došlo až po výměně osoby obchodníka."

Stejné je to s prostředím, ve kterém se setkáváte. Pokud protistrana delší dobu těží z výhody domácího hřiště, není na škodu pozvat ji k vám.

10. Mluvte k věci

Do problémové situace ve vyjednávání vás nemusí dostat jen nedostatečná nebo nevhodně zvolená komunikace, ale i nadbytečná komunikace. Než prohlásíte něco podstatného, zamyslete se, jestli o tom skutečně chcete hovořit a k čemu bude příslušná informace protistraně sloužit. Když máte potřebu po náročném vyjednávání vypustit páru, zaveďte téma jinam než na předmět vyjednávání. "Občas slýchám případy, kdy po uzavření dohody a podpisu smlouvy jedna ze stran upustí páru třeba slovy: 'Můžete být rád za to, co jste na mně vyjednal.' Přirozenou reakcí druhé strany je otázka: 'Jak to myslíte?' Dřív než něco vyslovíte, přemýšlejte nad možnými konsekvencemi," radí Hasman.

"Stejně jako se nesouvisejícím tématem vyjednávání otvírá, se i jiným tématem uzavírá," říká podnikatelský poradce Robert Vlach.

11. Mlčte, pokud je to nezbytné

Jednou z vašich nejsilnějších zbraní je mlčení. Využívejte ho ovšem pouze po zralé úvaze. Nabízí se v situaci, kdy vás protistrana nevhodně napadá nebo přichází s neodůvodněným návrhem. Ticho má psychologický efekt, vyvolává u protistrany nepříjemný pocit a diskusi díky tomu může dostat zpět do racionální roviny. Robert Vlach mlčení ale zrovna nedoporučuje: "Nejsem typ dramatického 'mlčocha', když mlčíte, nemáte kontrolu nad tím, k jakým závěrům protistrana spěje."

12. Nečekejte komfort

Tušíte, že jednání bude náročné a zdlouhavé? Nespoléhejte se na pohostinnost protistrany. Ta klidně může zvolit taktiku nekomfortního prostředí, aby se jí podařilo na vás vyjednat více. Posadí vás v zasedací místnosti proti slunci, v parném létě zvolí místnost bez klimatizace nebo jednání záměrně protahuje bez přestávky na občerstvení. "Nespoléhám na to, jestli mi hostící strana nabídne občerstvení. Na jednání, u kterého tuším, že nebude probíhat zrovna hladce, chodím vybaven energetickými tyčinkami a nápoji," přiznává Mullen z PwC Legal.

Naopak s přehnanou pohostinností, která byla pouze taktickým manévrem protistrany, se setkal Hasman z Mercuri International: "V předvečer jednání nás italský partner pozval do jejich místní restaurace, kde nás uvítal starší pán, který se představil jako majitel firmy. Atmosféra u večeře se nesla v neformálním duchu, společně jsme vypili pár sklenek vína a diskutovali o podmínkách společné dohody. Podnikatel na naše podmínky předběžně přistoupil. Ráno, když jsme přišli dojednanou dohodu smluvně stvrdit, nás ve firmě uvítal jeho syn, který byl spolumajitelem firmy a staral se o obchod. Ten tvrdil, že ujednané podmínky jsou neplatné, a dožadoval se nového procesu vyjednávání. V tu chvíli byl ve výhodě. Čilý a připravený jednat, zatímco my byli unaveni z předchozí noci," uzavírá Hasman.